Icon Time Systems TOTALPASS Small Business Premium, User Manual

Note:  

Employee Inputs must also be enabled for each indivial employee. Refer to 

Assigning/Changing Departments

 on page 41 for instructions. 

Setting Your Device Preferences 

Select 

Settings

 | 

Preferences

 and click on the 

Device 

tab to go to the 

Device Preferences 

screen. Important information such as your Database Version, Software Version, and time clock 
serial number will appear at the top of this section 
 
Follow the instructions below to set your Device Preferences.  

1.

Select to display minutes on your reports in decimal or 
hh:mm (minutes) format from the

 Calculated Time Format

drop-down menu. 

2.

Select the length of the custom employee PIN (ID number) 
from the 

PIN Number Length

 drop-down menu. Customize 

employee PINs (ID numbers) in the 

Edit an Employee

screen. Refer to 

Chapter 3: Setting Up Your Employees

, for 

additional information. 

3.

Check the 

Hide Employee PIN

 checkbox to hide employee PINs (ID numbers) at the 

time clock terminal, preventing coworkers from viewing another employee’s PIN. 

4.

Use 

System Prompt 1, 2

, and 

3

 fields to set up to three custom prompts at the 

employee time clock terminal. The default system prompt on the time clock display is

Scan Finger, Enter PIN.

Companies often use this feature for employees that speak languages other than English 
and to send global messages to employees. 

Examples:  
     

Marque Su Numero 

Work Safely 

Closed Tomorrow 

5.

Type a unique 6-digit security code in the 

Supervisor Code

 field to secure the 

employee time clock. 

Important: 

You need this code to access Supervisor Mode on the employee time clock. The default 

supervisor code is 00 00 00. 

17