Nitsuko NVM-2e, Installation Instructions Manual

Appendix A

46

Issue 1-0

P/N

NVM2EDBM1,

SEPTEMBER

1999

To Customize Dial Action Tables:

1. Dial Voice Mail extension number_______________

or Voice Mail outside number_______________.

2. If you hear the company greeting, dial #. Otherwise, go

to step 3.

3. If a mailbox is requested, dial System Administrator

mailbox number_______________.

4. If requested, dial Security Code_______________.

5. Press DM for Database Management Menu, then DA

for Dial Action Table. Select a Dial Action Table number.

6. Select the desired feature.

To select a feature, dial the letters shown to the left of

the feature name. For your convenience, their

corresponding numbers are shown to the right of the

feature name.

Database Management Menu

C

aller-Dialed

G

o to a Mailbox

This lets the caller dial mailbox numbers to go to those mailboxes. Assign CG to the 1st digit of the mailbox

numbers. There is no need to assign a number to this action. See MG for the types of mailboxes that the caller

can go to.

H

ear Current

P

arameters For Keys

This plays the current dial action assignments for the dialpad keys.

U

nscreened

X

fer (Transfer) to a Pre-Defined Extension

This lets the caller press one dialpad key to make an unscreened transfer to a specific Subscriber extension. If

the transfer is incomplete, the phone system handles the call.

U

nscreened Transfers to

C

aller-Dialed Extensions

This lets the caller dial extension numbers to make unscreened transfers to those extensions. Assign UC to the

1st digit of the extension numbers. There is no need to assign a number to this action. If the transfer is

incomplete, the phone system handles the call.

M

essage

R

ecording For a Pre-Defined Subscriber Mailbox

This lets the caller press one key to leave a message in a specific Subscriber Mailbox. The caller hears the

subscriber’s greeting followed by a beep tone.

M

essage

R

ecording 2 For a Pre-Defined Subscriber Mailbox

This lets the caller press one key to leave a message in a specific Subscriber Mailbox. The caller only hears the

subscriber's prompt, Recording, followed by a beep tone. You will not hear a voice prompt for this key

action.

G

o to a Pre-Defined

M

ailbox

This lets the caller press one dialpad key to go to a specific mailbox. You can enter the following mailbox numbers:

Announcement Mailbox (800, 801). Voice Mail plays the Announcement that is recorded for the Announcement

Mailbox. To record the Announcement Message, see the System Administrator Menu.

Call Routing Mailbox (802, 803, 804 and 807). Voice Mail plays the Instruction Menu for the Call Routing

Mailbox then lets the caller press a dialpad key to route their call. The dialing options are programmed in Dial

Action Tables 1, 2, 3 or 4 respectively. To record the Instruction Menu, see the System Administrator Menu.

Distribution Mailbox (805). Voice Mail lets the caller record a message that will automatically be distributed to

all Subscriber Mailboxes.

Subscriber Mailboxes (50 total). Voice mail logs the caller onto that mailbox so the caller can listen to the

messages in the mailbox and use other Voice Mail features.

U

ndefined

K

ey

This removes the action assigned to a key.

R

estore

D

efault Parameters

This restores the default actions to the keys. For DATs 1 & 4, Key 0 is unscreened transfer to the lowest extension

number. For DATs 2&3, Key 0 is record a message for the lowest extension number. Keys 1-8 are either

undefined or unscreened transfer to any extension the caller dials. Unscreened transfer is assigned only to the

keys that match the first digit of the extension number. For example, if the extensions are 200-219, unscreened

transfer is assigned to Key 2. Key 9 is hang up. Key * is record a message in a caller-dialed Subscriber Mailbox.

Key # is log onto a Subscriber Mailbox. Timeout is unscreened transfer to the lowest extension number. For DATs

2&3, when Timeout occurs, the caller hears a prompt for recording a message for the lowest numbered extension.

D

irectory Dialing Using

F

irst Names

This lets the caller press one key to access Directory Dialing by First Names. There is no need to assign a number

to this action. After pressing the key, the caller can dial the first few letters of a Subscriber's first name to make a

screened transfer to the Subscriber's extension. Make sure you have entered the Subscriber's name in the Name

Programming feature on the Database Management Menu. Enter their first name first.

This lets the caller press one key to access Directory Dialing by Last Names. There is no need to assign a number

to this action. After pressing the key, the caller can dial the first few letters of a Subscriber's last name to make a

screened transfer to the Subscriber's extension. Make sure you have entered the Subscriber's name in the Name

Programming feature on the Database Management Menu. Enter their last name first.

D

irectory Dialing Using

L

ast Names

H

ang

U

p

This lets a caller press the selected key to terminate the call. You will not hear a voice prompt for this key

action.

A Dial Action Table (DAT) sets up a menu of

dialing options (e.g., For Susan, press 1,

For John, press 2, For Sales, press 3,

etc.) for Auto Attendant callers. You can set

up a menu using Keys 0-8 on the dialpad.

To set up the menu, you assign an action and

number to each key. When the caller presses

the key, the Auto Attendant performs the

action and dials the number.

An example for entering an action/number/

key is as follows:

1. Select the action: ET. The code ET is for

the action "Pre-Defined Extension

Transfer (Screened)" listed to the right.

2. Select the extension number (for example,

25), press #.

3. Press the key for the action: 2.

The result is as follows: When the caller

presses key 2, the Auto Attendant transfers

the call to extension 25.

Voice Mail provides 4 Dial Action Tables.

Dial Action Tables (1-4) are associated with

Call Routing Mailboxes 802, 803, 804 and

807 respectively. So if Call Routing Mailbox

802 is answering calls (see Answering

Schedules), the Voice mail will let callers use

the menu of options in Dial Action Table 1.

.

Note 1: The actions for Keys 9, * and # cannot be changed. Key 9 is reserved for hanging up a call. Key * is reserved for Quick Message. After pressing *, the caller dials a Subscriber

Mailbox number to leave a message in that mailbox. Key # is reserved for mailbox log on. A caller presses # followed by their Subscriber Mailbox number to log on to their Subscriber

Mailbox (and listen to their messages, for example).

Note 2: You can also assign an action and number to the Timeout function. The Timeout function determines what the Auto Attendant does with a call if the caller does not dial anything

after the Instruction Menu finishes playing. By default in DATs 1&4, the Auto Attendant sends the caller to the operator extension. By default in DATs 2&3, when Timeout occurs the caller

hears a prompt for recording a message for the lowest numbered extension. To assign a Timeout function, you must press the * key when Voice Mail asks you to Please press the key

for this action.

The available actions are as follows:

Automated Attendant

D

ial

A

ction Tables

This lets the caller press one dialpad key to make a screened transfer to a specific Subscriber extension. If the

transfer is incomplete, Voice Mail retrieves the call and lets the caller leave a message or return to the Auto

Attendant Instruction Menu.

Pre-Defined

E

xtension

T

ransfer (Screened)

This lets the caller dial extension numbers to transfer to those extensions. Assign CT to the 1st digit of the

extension numbers. There is no need to assign a number to this action. If the transfer is incomplete, Voice Mail

retrieves the call and lets the caller leave a message or return to the Auto Attendant Instruction Menu.

C

aller-Dialed Extension

T

ransfer (Screened)

DA

3 2

2 4

3 8

2 8

8 9

6 7

2 7

6 4

3 3

3 5

8 5

7 3

4 8

4 7

HP

CG

ET

CT

UX

MG

RD

HU

8 2

UC

MR

CR

DF

DL

UK

Sheet 2 of 3

Dial Action Table Programming

NVM-2e